- los estudiantes son matriculados en el libro respectivo, foliado y autorizado por la entidad respectiva anotándose en ella los datos que presentan. Es firmada por el padre de familia o acudiente y por el estudiante.
- Calificaciones: son llevadas en forma sistematizada o de otra forma en donde se describen logros y dificultades de los estudiantes, se aplican los logros mínimos básicos por área y se presentan resultados finales en forma: cuantitativa (1-10) y cualitativa (bajo, básico, alto y superior).
- Planillas de calificaciones
- Observador y ficha acumulativa
- Hoja de vida de los profesores
- Acta de profesores, actas de reunión de padres de familia, actas de institución a la bandera
- Carpetas con las normas legales y vigentes
- Carpeta con la asistencia de docentes y directivos
- Actas de visitas oficiales
- Actas del consejo directivo
- Actas del consejo académico
- Actas del comité de evaluación y promoción
Son llevados dentro de una libreta, por separado, que contiene los aspectos generales tratados en cada reunión.